Daily Conyac

Email Zen: Clear Out Your Inbox

EメールZen：　受信ボックスをスッキリと。

私はメール送受信にはGmailだけを使用していて、メールは仕事の大きな部分を占めています。毎時間かなりの量のメールを受取りますが、迅速に対応しています。

しかしあなたは、私のGmailの受信ボックスが、ほとんどいつも空っぽだ、ということに気が付くでしょう。

    受信ボックスをすっきりさせることで、禅の感覚を味わえます。心が落ち着き、静寂な満足が得られます。皆さんにも是非お勧めします。告白しますが、私はいつもこのようだった訳ではありません

— 昔は私の受信ボックスはメールがぎっしり詰まっていました。あるメールは未読のまま、またはアクション待ちで、あるいはファイル待ちで、受信ボックスに置かれたままになっていました。その他のメールは私が先延ばしにしがちな性格のために、受信ボックスに置かれたままになっていました。必要なメールを必要なときに見つけることが出来るように、メールをファイルするためのフォルダーをたくさん作ってありましたが、ファイルするのにかなりの時間がかかり、ほったらかしになることが多くありました。知り合いでも同じような経験を持つ人がたくさんいます。

でもGTD(※Got To Do）がそんな状況（43のフォルダーとその他も含めて）を変えました。それから1年間、私の受信ボックスはほとんど常にすっきりしています。

メールZenを極めるための簡単なステップをご紹介します：

1）メールを朝一でチェックすることを止める。また、メールを開けっ放しにしない。これはいろいろなブログでも指摘されていることですので、新しいことではありません。メールを朝一でチェックすると、しばらくメールに没頭することになります。代わりにその日やらなければいけない一番大切なことに着手しましょう。または、しばらく先延ばしにしていたことに着手しましょう。その後、メールをチェックします。できれば、その他2~3のことをメールをチェックする前に片付けましょう。一日中常にメールをチェックすることが習慣になっている場合、またメールの着信をシステムがすぐに知らせるようになっている場合、あなたの集中力は散漫となり、仕事に全力を注ぐことが出来ませ ん。私は1時間に1回チェックすることにしています。ご自分のニーズに合わせてどのくらいの頻度でチェックするか決めることが大切です。

2）メールをチェックする際、一通ずつ、すぐに処理していきます。それぞれのメールについてどのような対処が必要であるか、その場で判断します。

2a）迷惑メールや転送メールは即座にゴミ箱へ。

2b）参考のために読むことだけが必要なメールでしょうか？「読む」フォルダーに入れましょう（あるいは「読む」のタグを付けてアーカイブに入れましょう）。印刷して通勤の合間など（またはどこかの列で待っている間など）に読むのも良しです。

2c） アクションが必要なメールの場合、to-doリストやGTDリストに、どのようなアクションが後に必要なのか記録しましょう。記録の中に、そのメールを再度チェックする必要がある場合はその旨を追加します。記録が終わったら、メールをアーカイブします。後で必要なときにこのメールを見つけるのは簡単です。

2d)　もしも数分で対処できるのなら、すぐにやってしまいましょう。後回しにしてはいけません。後回しにしてしまうと、たまったメールに対処するのが大変になるし、それを避ける術はありません。私は短いメールで即座に対処してしまいます。こうすることで、私は反応が早くていくつかの事の第一人者と見られています。

2e)　もし後でメールをフォローしなければならない場合、または相手からの返事を待っている場合、それはWaitingリストに書き留めておきましょう。忘れないように受信ボックスの残して置くだけ、というのではいけません。

3)　私はたったひとつしかフォルダを持っていません。保存フォルダです。私がメール返信する際、読み終わったメール、返信の要らないメー ル、To-Doリストに入れてしまったメールはそこに保存します。こんなにシンプルです。必要であれば、「読む」フォルダーを作っても良いかもしれませ ん。私は大抵、長いメールは、待ち時間や昼食を取りながら読むためにプリントアウトします。「対処」フォルダや「待ち」フォルダーを作っている人もいます が、それらは定期的にチェックしなければならない、ただのもう一つの受信ボックス（又はGTDのデビット・アレン氏が言うところの「バケツ」）に過ぎない、と私は思います。

私は余計なフォルダのチェックはしたくありません。To-Doリストと「Waiting」リストがあるので、それで十分です。メールの「保存」ボタ ンを押すだけですから簡単だし、後で探す時にはGメールには検索機能がありますから簡単です。このシステムのおかけで問題が起こったことはありません。

Eメール禅はこんなにも簡単なのです。定期的にメールをチェックし、それぞれのメールに対して即座に対処する（又はリストに書いておいて後でやる）、そして保存する。

あぁ、空っぽの受信ボックス！

原文：Email Zen: Clear Out Your Inbox

翻訳：Conyac ( Misakosabit, Tomcat, Yoggie )

Kill Your To-Do List

To Do リストはもう要らない

ほとんどの方は、プロジェクトや業務についてのみならず、自宅及び職場での作業、さらに５〜６程の異なる状況を想定し、それぞれに応じたTo doリストを準備しているであろう。

To doリストを持たない方は、仕方がないという気持ちから、リスト作りを始めなくてはならないと感じているはずである。

しかし、そのようなリストは忘れるべきである。

まず、リストは時間を食うことに加え、やる気を削いでしまう。リストを持つものは、常に管理をしなければならないし、持たなければ、何もでき ないような気に陥ってしまう。また、リストを持ちながらも管理しきれない者は、常に罪悪感に苛まれることとなる。さらに、リストをきちんと管理出来ている 者は、他にやるべきことを忘れ、リストの管理のみに膨大な時間を割かれてしまう。

いったいこのTo Doリストとは何のために存在するのか。決して最後まで片付けることはできないし、１０回中５回は、書かれている作業が終わることはない。リストにある作 業を片付けるのは爽快であるが、片付けることのできない作業を見た時、ひどく気持ちを害することになる。こうしたリスト管理からは何も得られるものはな く、精神エネルギーを費用するだけで、無駄に他ならない。

唯一重要なことは、実際に行動することである。

どのようなやり方がより有効と言えるか。
それが「One Thing System」である。

自分がいつも行うやり方を紹介する。To-Do リストから逃れたいと考えている方々には特に強くお勧めする。

まず、朝起きると、ひとつ自分が楽しみにしていることを決める。
そして、それを実施することに集中し、他のいかなる物事も二の次に考えるようにする。障害となるものはすべて片付け、自身の集中を高める。

他に何をリストに載せるべきかなどは気にする必要はない。なぜなら、載るべき物はひとつだけだからである。リスト自体が存在しないのだから、作業リストを チェックして片付けていく必要もない。やりたいことはひとつであり、物事が片付かないことを心配する必要もない。やりたくないのであれば、それはその日やりたいただひとつのものではないということに過ぎない。

もしその「ひとつのこと」を早く終えてしまったのであれば、その日は残りの時間をくつろいで過ごすことができる（自分の常套戦略である）し、次の「ひとつのこと」を選ぶこともできる。

一方で、他のやるべきことは良いのだろうか、忘れてしまったらどうするのかと思う人もいるかもしれない。

そのような人は、他に行い得る作業や、何らかの理由により日々行わなくてはならない作業に関するリストを作成すると良い。日々の作業リストは、本当に自分が やりたい「ひとつのこと」を妨げてしまうことが多いため、可能な限り最小限にとどめるべきである。また、もしこのようなリストを作る場合には、これがTo doリストだと考えるべきではない。単にリマインダーとして作成し、作業の追加と一日一回のチェックを除いては、このリストに時間を割くべきではない。

このようなリストでさえ必要なものではなく、これはあくまで、リストなしでは不安に感じるという人のためのものである。本当に物忘れをしたく ないのであれば、カレンダーにしるしを付けるのも良い。これも可能であれば避けるべきであるが、例えば月一回の支払い日等については、自分もカレンダーに しるしを付けている。これはさほど複雑な作業ではない。

重要な案件については、自分が本当は何をしたいのか、大抵自分で分かっているものである。例えば、普通作家であれば、自分が何を書きたいのか は自分が理解しているはずである。デザイナーであれば、自分がどのような作業に一番の喜びを覚えるか、理解しているはずである。すなわち、リストなど必要 はなく、そのようなリストのことは全て忘れ、行動することが重要なのである。

自分が情熱を持てるものを除いては、リストやその他のやるべきことは今すぐ忘れるべきである。

原文：http://zenhabits.net/kill-your-to-do-list/

翻訳：　Conyac Translators ( saki, misakosabit, cmcume )